POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

Dernière mise à jour : 12 décembre 2025

La présente politique de confidentialité (la « Politique de Confidentialité ») vise à vous informer dela façon dont Butzemillen S.à r.l., une société à responsabilité limitée de droit luxembourgeois, établie et ayant son siège social au 1, Zone Artisanale et Commerciale, L-9085 Ettelbruck et immatriculée au Registre de commerce et des sociétés, Luxembourg, section B, sous le numéro 175689 (« BUTZEMILLEN » ou « nous ») collecte et traite vos données en sa qualité de responsable detraitement.

1. Conformité à la législation en matière de protection des données

BUTZEMILLEN s’engage à tout mettre en œuvre pour respecter les lois et règlements régissant le traitement des données personnelles, y compris, mais sans s’y limiter, le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 sur la protection des personnes en ce qui concerne le traitement des données personnelles et sur la libre circulation de ces données (le « RGPD ») et toute autre loi ou réglementation nationale en vigueur régissant le traitement des données personnelles.

2. Personnes concernées

Dans le cadre de nos activités commerciales et connexes, les personnes dont nous traitons les données personnelles (les « Personnes Concernées » ou « vous ») sont :

Nos clients (parents, tuteurs et leurs enfants), prospect et contacts
Les proches et membres de l’entourage des enfants qui nous sont confiés
Nos consultants, prestataires ou employés de nos prestataires
Les candidats à nos offres d’emploi
Nos administrateurs
Les utilisateurs de notre site internet, www.butzemillen.lu (le « Site »), et de nos réseaux sociaux
Les visiteurs en nos locaux
Toute autre personne physique dont vous nous transmettez des données personnelles. Dans ce cas, vous vous engagez en les transmettant à disposer de toutes les autorisations légales pour ce faire. Les données ne seront utilisées que si elles sont nécessaires dans le cadre des finalités décrites ci-après.

3. Catégories de données personnelles traitées

En fonction de la finalité poursuivie et de votre situation, nous traitons différentes catégories de données personnelles. Il s’agit notamment de données d’identification et coordonnées (nom, prénom, date de naissance, adresse email…), de données relatives à la vie professionnelle et personnelle (fonction, employeur, expérience professionnelle, nombre d’enfants, école fréquentée…), d’informations d’ordre économique et financier (coordonnées bancaires, droits à des aides financières…), de photos et de données techniques (identifiants, données collectées via les cookies, adresse IP…).

4. Traitement des données personnelles

Inscription et contrat d’accueil

Lorsque vous faites une demande de pré-inscription via notre formulaire en ligne ou que vous êtes client, nous collectons et traitons vos données et celles de votre enfant afin de :

Reprendre contact avec vous et organiser une visite de la structure d’accueil envisagée,
Procéder à l’inscription de votre enfant et à l’exécution du contrat d’accueil,
Facturer les heures de présence et gérer les impayés,

Ce traitement de données est nécessaire à l’exécution du contrat d’accueil ou des mesures précontractuelles que vous avez initiées (article 6-1, b), RGPD). La communication de ces données est nécessaire à la conclusion et à l’exécution du contrat d’accueil.

Ces données sont en principe conservées pour toute la durée du contrat d’accueil ou, lorsqu’elles constituent des justificatifs comptables, pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable. Les données relatives aux demandes de pré-inscription qui n’ont pas abouti sont conservées pendant 6 mois à compter du dernier contact avec vous.

Accueil quotidien et prise en charge

Lorsque vous nous confiez votre enfant, nous collectons et traitons vos données et celles de votre enfant afin de :

Assurer l’accueil quotidien et la prise en charge de votre enfant,
Vous transmettre toute information utile concernant la structure et les activités,
Vous donner accès au journal de bord de votre enfant via notre application KIDO,
Vous convier aux évènements organisés dans nos structures,
Prendre et vous partager des photos de votre enfant.

Ce traitement repose sur l’exécution du contrat d’accueil (article 6-1, b), RGPD) ou sur votre consentement (article 6-1, a), RGPD) s’agissant de la prise et du partage des photos. L’organisation d’évènements repose sur notre intérêt légitime à créer une atmosphère conviviale au sein de nos structures (article 6-1, f), RGPD).

Nous conservons ces données pendant la durée du contrat d’accueil ou, lorsqu’elles nous permettent de démontrer la bonne exécution du celui-ci, pendant 10 ans à compter de la fin de nos relations contractuelles. Si vous avez donné votre accord, les photos de votre enfant sont conservées pendant 1 an à compter du moment où elles ont été prises ou jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement.Les données relatives à votre participation à nos évènements sont conservées pendant 2 mois à compter de la fin de l’évènement.

Nous vous informons aussi que dans le cadre de l’inscription et de l’accueil de votre enfant, nous traitons des données sensibles à son sujet, telles que des données relatives à sa santé (allergies alimentaires, maladies, traitements médicaux).

Activités marketing et communication

Dans le cadre de nos activités marketing et de communication, nous traitons vos données personnelles et celles de votre enfant afin de :

Prendre des photos et vidéos lors des activités et évènements organisés,
Diffuser ces contenus sur notre site internet, nos réseaux sociaux, notre page Youtube.

Nous vous demandons votre consentement pour la prise et la diffusion de photos et vidéos sur lesquelles vous ou votre enfant apparait (art. 6-1, a), RGPD).

Si vous avez donné votre accord, ces photos sont conservées jusqu’à la mise à jour ou la suppression de nos pages, comptes et chaines sur les réseaux sociaux ou jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement.

Pour plus d’informations sur la manière dont les réseaux sociaux et Youtube traitent vos informations, nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité via les liens ci-dessous :

Recrutement

Lorsque vous candidatez à une offre d’emploi via notre rubrique « Job » ou nous transmettez une candidature spontanée par tout autre moyen, nous traitons les données personnelles communiquéesafin de traiter votre candidature et d’organiser des entretiens. Nous pouvons également collecter des informations auprès de sources accessibles au public (internet, réseaux sociaux). Ce traitement repose sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre initiative (article 6-1, b), RGPD).

Les données relatives aux candidatures sont en principe conservées pendant la durée du processus de recrutement. Si votre candidature a été rejetée, nous conservons cependant vos informations pendant 6 mois à compter de la décision de refus. Cette conservation repose sur notre intérêt légitime à pouvoirvous recontacter dans le cadre d’une future offre d’emploi (article 6-1, f), RGPD).

Relations avec nos partenaires

Si vous êtes l’un de nos (futurs) partenaires commerciaux ou êtes employé par l’un de nos partenaires, nous traitons les informations que vous nous transmettez ou que votre employeur nous transmet (données d’identification, données relatives à la vie professionnelles) afin de :

Honorer nos contrats (paiement des factures),
Sélectionner et évaluer nos partenaires.

Ces données sont traitées sur la base de notre intérêt légitime à maintenir une relation commerciale saine et à sélectionner nos prestataires (article 6-1, f), RGPD). Elles sont en principe conservées le temps de la relation contractuelle avec nos partenaires. Lorsque ces données constituent des justificatifs comptables, nous les conservons pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.

Site internet et sécurité

Lors de la navigation sur le Site, des données liées à votre activité sont également collectées afin d’assurer un usage optimal, sécurisé et adapté du Site (en adaptant par exemple l’affichage du Site si la connexion venait d’un téléphone portable).

Le traitement de ces informations repose sur notre intérêt légitime à fournir un Site fiable et sécurisé aux Personnes Concernées (article 6-1, f), RGPD). Ces données sont conservées dans des journaux d’événement (ou « logs ») pendant une durée maximale d’1 an compter de leur collecte.

Réponse aux questions et demandes de contact

Vous pouvez nous contacter par les différents moyens disponibles sur le Site, y inclus par le biais du formulaire de contact ou des réseaux sociaux. Dans ce cas, nous ne traiterons vos informations personnelles que pour répondre aux demandes de renseignements et questions que vous avez formulées.

Le traitement de vos données repose sur notre intérêt légitime à répondre aux Personnes Concernées et à être réactif en cas de questions (article 6-1, f), RGPD). Vos données seront conservées jusqu’à laclôture de votre demande de renseignements.

Sécurité au sein des structures d’accueil

Lorsque vous êtes un visiteur occasionnel ou régulier de nos structures, nous traitons vos données via notre système de vidéosurveillance et notre système de contrôle d’accès par badge afin d’assurer la sécurité des enfants que nous accueillons, de notre personnel ainsi que de nos locaux.

Ces traitements reposent sur notre intérêt légitime à assurer la protection et la sécurité des personnes et des biens (article 6-1, f), RGPD).

Les images de vidéosurveillance sont conservées pendant 8 jours après leur enregistrement. Les données relatives au système de badge sont conservées le temps de nos relations contractuelles justifiant votre accès aux locaux.

Conformité légale et contentieux

Dans le cadre de nos activités, nous sommes également amenés à traiter vos données personnelles aux fins du respect des obligations légales et réglementaires auxquelles nous sommes soumis (obligations comptables, fiscales, obligations liées à nos agréments, protection des données personnelles…) et de la gestion des litiges. Ces données sont directement collectées auprès de vous ou transmises par la partie adverse dans le cadre d’un contentieux (données d’identification, données relatives au litige).

Ces traitements sont nécessaires au respect desdites obligations légales (article 6-1, c), RGPD) ou, pour le contentieux, reposent sur notre intérêt légitime à défendre nos intérêts en cas de litige (article 6-1, f), RGPD).

Les données personnelles traitées dans ce cadre seront conservées conformément aux délais de prescription applicables et aux obligations légales de conservation afin de nous permettre de démontrer le respect de nos obligations légales, contractuelles et réglementaires.

Gestion administrative de notre société

Lorsque vous êtes associé, nous traitons vos données personnelles dans le cadre de la gestion administrative de notre société, de la tenue des procès-verbaux des conseils de gérance et des assemblées ainsi que pour la tenue du registre des bénéficiaires effectifs.

Ces traitements de données reposent sur nos obligations légales (article 6-1, c), RGPD). Les données relatives aux relations avec les associés sont conservées pendant 5 ans à compter de la perte de la personnalité morale de la société.

Activité d’apporteur d’affaires

Dans le cadre de notre activité d’apporteur d’affaires, nous traitons vos données personnelles afin de vous proposer certains produits ou services et de vous mettre en relation avec notre partenaire.

Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à honorer nos engagements en tant qu’apporteur d’affaires (article 6-1, f), RGPD). Nous vous demandons cependant votre accord avant de transmettre vos informations de contact (article 6-1, a), RGPD).

Vos données sont conservées jusqu’à ce que vous vous opposiez à ce traitement ou retiriez votre consentement. À défaut, nous conserverons vos données pour une durée maximale de 10 ans à compter la fin de nos relations avec notre partenaire.

5. Utilisation des cookies

Nous utilisons également des cookies pour assurer le fonctionnement optimal du Site. Certains de ces cookies ne nécessitent pas votre consentement car ils sont purement techniques et leur utilisation repose sur nos intérêts légitimes à fournir un site internet opérationnel, fiable et sécurisé (article 6-1, f), RGPD).

Certains autres ne sont pas nécessaires au fonctionnement du Site et requièrent votre consentement. Nous recueillons alors votre consentement avant le dépôt ou la lecture de ces cookies au moyen d’une bannière cookies accessible sur le Site (article 6-1, a), RGPD).

Pour plus d’informations sur les cookies utilisés, veuillez consulter notre Politique en matière de cookies, accessible ici.

6. Conservation des données

Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que vos données personnelles ne soient traitées et conservées que le temps nécessaire pour atteindre les finalités déterminées, conformément aux périodes de conservation indiquées à la section « 4. Traitement des données personnelles ».

Nous nous engageons à supprimer ou à anonymiser vos données personnelles à l’expiration des périodes de conservation définies, augmentée d’une durée de quelques jours si nécessaire pour assurer la suppression ou l’anonymisation des données concernées en pratique.

7. Partage des données

Vos données sont traitées en interne par nos différents services (direction, ressources humaines, comptabilité, etc.).

Vos données sont également partagées avec les sous-traitants dans la limite des prestations sous-traitées et pour autant que cela soit nécessaire au regard des finalités énoncées à la section 4 ci-avant (fiduciaire, prestataires informatiques, prestataires marketing et publicitaires, etc.).

Les données sont également partagées avec des tiers, dans le cadre de leurs prestations et expertises(avocats, banques…) ou en vertu de leurs compétences et/ou attributions (ministère de l’Éducation nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse, autorités judiciaires…).

Nous pouvons également divulguer vos données personnelles lorsque nous estimons cette divulgation nécessaire pour se conformer à la loi, protéger nos droits, nos biens ou ceux d’autrui.

Certaines données sont transférées en dehors de l’espace économique européen. Lors de ces transferts, nous nous assurons que vos données sont protégées de manière adéquate par une décision d’adéquation ou par la signature de clauses contractuelles types adoptées par la Commission Européenne.

8. Vos droits

En vertu de la législation applicable en matière de protection des données personnelles, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, de limitation et d’opposition au traitement de vosdonnées personnelles, d’un droit à l’effacement et d’un droit à la portabilité de vos données en envoyant un courrier électronique à rgpd@butzemillen.lu. Ces droits ne peuvent être exercés que dans les limites de toute obligation contractuelle ou légale.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance luxembourgeoise, à savoir la Commission nationale pour la protection des données en utilisant le formulaire en ligne (https://cnpd.public.lu/fr/particuliers/faire-valoir/formulaire-plainte.html) ou en écrivant à l’adresse :

Commission nationale pour la protection des données
Service des réclamations
15, Boulevard du Jazz
L-4370 Belvaux

Lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

9. Contact

Pour toute question relative à la présente Politique de Confidentialité ou au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter par email à l’adresse rgpd@butzemillen.lu.

10. Liens vers des sites tiers

Notre Site comporte des liens vers des sites internet tiers, des services ou des réseaux sociaux qui ne font pas partie de notre Site et échappent à notre contrôle. Nous vous encourageons à vérifier les politiques de confidentialité et les conditions d’utilisation de ces sites internet ou services tiers avant de leur fournir vos données personnelles.

11. Modification de la présente politique

Nous révisons régulièrement cette Politique de Confidentialité et publions toute mise à jour sur notre Site.